Prozesse automatisieren, Klarheit schaffen

Nein. Bestehende Systeme wie Excel, CRM, E-Mail oder Buchhaltung werden nach Möglichkeit eingebunden und miteinander verbunden. Das Ziel ist nicht, eure gewohnten Werkzeuge abzulösen, sondern unnötige manuelle Übertragungen und Medienbrüche zu reduzieren.

Geeignet sind vor allem wiederkehrende Abläufe zwischen mehreren Systemen. Beispiele sind der Datenabgleich zwischen Excel, CRM und E-Mail, tägliche Briefings, automatische Qualitätsprüfungen, Benachrichtigungen bei Fehlern sowie die Kategorisierung und Weiterverarbeitung von E-Mails.

Besonders gut passen wiederkehrende, digitale Abläufe mit einem klaren Auslöser und einem erwarteten Ergebnis. Dazu gehören zum Beispiel Datenübertragungen zwischen Excel, E-Mail, CRM, ERP oder Buchhaltung, automatische Benachrichtigungen, regelmässige Prüfungen und die Vorbereitung von Antwortentwürfen.

Je häufiger ein Ablauf vorkommt, je mehr manuelle Übertragungen nötig sind und je klarer die einzelnen Schritte sind, desto eher lohnt sich eine Automatisierung. Im Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, ob der Ablauf dafür geeignet ist.

Nicht jeder Ablauf sollte automatisiert werden. Weniger geeignet sind Aufgaben, die nur sehr selten vorkommen, jedes Mal völlig anders ablaufen oder stark von persönlicher Einschätzung und direktem Kundenkontakt leben.

Auch unklare oder noch nicht standardisierte Abläufe sollten nicht sofort automatisiert werden. In solchen Fällen ist es sinnvoller, zuerst den Ablauf zu vereinfachen und zu strukturieren. Danach kann geprüft werden, ob einzelne Schritte mit n8n automatisiert werden können.

Ziel ist nicht, möglichst viel zu automatisieren. Ziel ist eine Lösung, die im Alltag zuverlässig einen echten Nutzen bringt.

Ja. Wenn sich eure Logik über Jahre bewährt hat, muss sie nicht ersetzt werden. Das Excel kann automatisch kopiert, über eine Schnittstelle befüllt und nach der Berechnung wieder ausgelesen werden. So bleibt die vertraute Berechnung erhalten und der Ablauf wird nachvollziehbarer.

Nein. KI wird nur eingesetzt, wenn sie im Prozess einen echten Nutzen bringt, zum Beispiel beim Verstehen, Sortieren, Zusammenfassen oder Vorbereiten von Informationen. Viele Abläufe funktionieren ohne KI einfacher, stabiler und nachvollziehbarer.

Managed KI bedeutet, dass KI-Anwendungen für euch eingerichtet, konfiguriert und betrieben werden. Ihr nutzt die KI im Alltag, ohne euch selbst um Modellauswahl, Updates oder technische Einrichtung kümmern zu müssen. Entscheidend ist, dass die Lösung zu euren Aufgaben und Datenschutzanforderungen passt.

Ein KI-Orchestrator ist eine Plattform, die verschiedene KI-Modelle und Werkzeuge an einem zentralen Ort bündelt und koordiniert. Das Team arbeitet mit einer einheitlichen Oberfläche, statt mit vielen einzelnen Tools. Zugriffsrechte und Nutzung lassen sich zentral steuern. headwAI ist ein Beispiel für einen solchen Orchestrator aus dem DACH Raum.

Statt viele einzelne KI-Tools parallel zu nutzen, arbeitet das Team an einem zentralen Ort. Neue Modelle oder Funktionen können hinzugefügt werden, ohne dass jede Person selbst etwas einrichten muss. Datenschutz und Zugriffsrechte werden einheitlich geregelt. Die KI lässt sich mit bestehenden Abläufen verbinden, statt als isoliertes Werkzeug zu existieren.

Ein einfacher Prozess kann oft innerhalb weniger Tage automatisiert werden.

Wie lange die Umsetzung genau dauert, hängt vom Prozess, den beteiligten Systemen und der Qualität der vorhandenen Daten ab. Dazu gehören die Einrichtung der Umgebung, die Verbindung der beteiligten Systeme, die Umsetzung des Ablaufs und die Testphase.

Komplexere Abläufe werden in kleinere Schritte aufgeteilt. Der nächste Prozess wird erst angegangen, wenn der vorherige produktiv und ausreichend geprüft ist.

Zu Beginn brauche ich eure Zeit, um den heutigen Ablauf zu verstehen. Dafür betrachten wir gemeinsam die beteiligten Personen, Systeme, Daten und Arbeitsschritte.

Je nach Prozess sind dafür das Erstgespräch und ein oder zwei weitere Abstimmungen sinnvoll. Danach kann der erste Prozess klar abgegrenzt und umgesetzt werden.

Die Mitarbeit bleibt auch später überschaubar: Ihr gebt Rückmeldungen, prüft die Ergebnisse und entscheidet gemeinsam mit mir, welcher weitere Prozess als Nächstes sinnvoll ist.

Wir betrachten, wie oft ein Ablauf vorkommt, wie viel Zeit er heute benötigt und wie häufig Fehler oder Nacharbeiten entstehen.

Als Orientierung dient ein bewährter Excel-Prozess: Bei vier Aufrufen pro Tag konnten pro Aufruf ungefähr fünf Minuten eingespart werden. Das entspricht rund 100 Minuten weniger manuellem Aufwand pro Woche. Durch vermiedene Fehler und weniger Nacharbeit kamen in diesem Beispiel ungefähr 30 Minuten hinzu.

Insgesamt ergab sich eine mögliche Zeitersparnis von rund zwei Stunden und zehn Minuten pro Woche. Unter diesen Annahmen würde sich der Aufwand für einen kleinen ersten Prozess innerhalb weniger Monate amortisieren. Die tatsächliche Wirkung hängt vom jeweiligen Prozess, der Häufigkeit und der Fehlerquote ab.

Im Erstgespräch prüfen wir, ob sich eine ähnliche Einschätzung für euren Ablauf erstellen lässt.

Ja. Jede Ausführung wird gespeichert. Jeder einzelne Schritt kann nachträglich angeschaut und überprüft werden. Die Automatisierung ist keine Blackbox.

Die Lösung wird nachvollziehbar dokumentiert und wartbar aufgebaut. Support und Wartung erfolgen nach klarer Beauftragung durch Lavanchy Automation. Umfang, Reaktionszeit und weitere Bedingungen werden jeweils separat vereinbart.

Das hängt von der bestehenden Systemlandschaft und den Anforderungen des Projekts ab. Daten können bei euch oder bei einem Hoster im EU- beziehungsweise DACH Raum bleiben. Die konkrete Infrastruktur wird gemeinsam festgelegt.

Die technische Umsetzung wird von Anfang an auf Datenschutzanforderungen ausgerichtet. Dazu gehören Datensparsamkeit, Zugriffsrechte, Hosting, Protokollierung und die Auswahl eingebundener Dienste. Für eine unabhängige rechtliche Einschätzung kann ein externer Datenschutzexperte beigezogen werden.

Für KMU, Selbständige und Startups, die wiederkehrende Aufgaben vereinfachen, bestehende Systeme verbinden oder KI sinnvoll in ihre Abläufe integrieren möchten.

In den ersten 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf einen konkreten Ablauf aus eurem Arbeitsalltag.

Wir analysieren die grössten Painpoints: Wo entsteht manuelle Arbeit? Wo werden Daten mehrfach übertragen? Wo treten Fehler, Verzögerungen oder unnötige Nacharbeiten auf?

Ich stelle Fragen zur heutigen Arbeitsweise, zu den beteiligten Systemen und zur Häufigkeit des Ablaufs. Danach gebe ich eine erste Einschätzung, ob eine Automatisierung mit n8n sinnvoll sein könnte und welcher nächste Schritt sich anbietet.

Das Gespräch ist unverbindlich und auf Deutsch, Französisch oder Englisch möglich.